Mevzuat

T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Sosyal Sigortalar Kurumu Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği

Aylık Prim ve Hizmet Belgesi ile Bilgi ve Belgelerin Elektronik Ortamda Alınması, Verilmesi ve Saklanması

Prim ve Hizmet Belgesinin Tanzimi, Verilmesi ve Saklanması
Madde 20–a) İşveren, bir ay içinde gerek kendisinin çalıştırdığı, gerek 10/06/2003 tarih ve 4857 sayılı İş Kanununun 7 nci maddesine göre iş görme edimini yerine getirmek üzere başka işverene geçici olarak devrettiği sigortalıların;
1) Sigorta Sicil Numaralarını,
2) T.C. kimlik numaralarını,
3) Adı ve soyadlarını,
4) Sigorta, işsizlik ve aylık sosyal güvenlik destek primlerini,
5) Prime esas kazançlar tutarını,
6) Prim ödeme gün sayılarını,
7) Varsa serbest muhasebecisinin, serbest muhasebeci mali müşavirinin adı ve soyadını, bunların mesleki oda kayıt numarasını ve imzaları ile gerekli diğer bilgileri,
taşıyan, örneği Ek:3 de kayıtlı Aylık Prim ve Hizmet Belgesini en geç ait olduğu ayı izleyen ayın sonuna kadar ilgili Üniteye vermekle veya Acele Posta Servisi (APS), iadeli taahhütlü ya da taahhütlü olarak göndermekle, sigortalı çalıştırmadığı takdirde ise bu hususu bir ay içinde ilgili Üniteye yazılı olarak bildirmekle yükümlüdür.
b) 07/05/1983 tarihli, 2822 sayılı Toplu İş Sözleşmesi, Grev ve Lokavt Kanununa göre toplu iş sözleşmesi akdedilen işyerlerinden dolayı toplu iş sözleşmesine istinaden geriye yönelik olarak düzenlenmesi gereken ek Aylık Prim ve Hizmet Belgelerinin, toplu iş sözleşmesinin imzalandığı tarihi izleyen ayın sonuna kadar ilgili Üniteye verilmesi veya Acele Posta Servisi (APS), iadeli taahhütlü ya da taahhütlü olarak gönderilmesi halinde, bu belgeler de yasal süre içinde verilmiş sayılır.
c) Kanunla kurulu sosyal güvenlik kurumlarından görev malullüğü aylığı almakta olanlar, istekleri üzerine malullük, yaşlılık ve ölüm sigortalarına da tabi tutulmuşlarsa, bunlar için ayrıca Aylık Prim ve Hizmet Belgesi düzenlenir.
d) Aylık Prim ve Hizmet Belgesi, bu Yönetmeliğin 5 inci maddesinin (l) bendi saklı kalmak kaydıyla her işyeri için ve sigortalıların tabi oldukları sigorta kolları ve farklı prim oranları nazara alınarak ayrı ayrı düzenlenir. Belgelerde, sigortalılar, sigorta sicil numaralarına göre küçükten büyüğe doğru sıralanır.
e) Bir işte, bir işin bölüm veya eklentilerinde işverenden iş alan aracılar da, çalıştırdıkları sigortalılar için, asıl işyerine Kurumca verilmiş olan sicil numarasını yazarak bu maddenin (a) bendinde öngörülen biçimde ve sürede Aylık Prim ve Hizmet belgesini düzenleyip ilgili Üniteye vermek zorundadırlar.
f) İşveren, aracıların çalıştırdıkları sigortalılar için, hangi aracıya, sigortalıyı devir alan da, hangi işverene ait olduğunu belirterek bu şahıslar adına Aylık Prim ve Hizmet belgesi düzenleyip ilgili Üniteye verebilir.
g) Kendisine ait işyeri müstakilen tescil edilmiş olan işverenlerin başka işverenlerden aldıkları işlerde çalıştırdıkları sigortalılarla ilgili belgeler, kendilerine ait tescilli işyerinden Kuruma verilir.
h) Aylık Prim ve Hizmet Belgesi üç nüsha düzenlenir. Birinci nüshası ilgili Üniteye verilir, ikinci nüshası işveren veya aracı ya da sigortalıyı devir alan tarafından saklanır. Ünitece tasdikli üçüncü nüshası ise Kuruma verilmesi gereken ayın sonundan, müteakip belgenin verilmesi gereken ayın sonuna kadar işyerinde sigortalıların görebileceği bir yere asılır.
Şu kadar ki, aynı işverene ait olup, tek bir sicil numarası verilmiş olan birden fazla işyerlerine de, Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin işverence çoğaltılarak ilgili Ünitece tasdikini müteakip yine aynı süre içerisinde sigortalıların görebilecekleri bir yere asılması zorunludur.
Bu belgelerin, İnternet de dahil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortam ile Kuruma gönderilmesi ve Kurumca üretilen kontrol kodunu içeren bilgisayar dökümünün işyerine asılması halinde bu maddenin (j) bendi hükmü saklı kalmak kaydıyla, ayrıca Kurumca tasdik koşulu aranmaz.
i) İşveren, aracı ile ücret ve sigorta primlerinin ödenmesini üstlenmek kaydıyla sigortalıyı devir alanlar, Aylık Prim ve Hizmet Belgelerinde yer alan bilgiler ile dayandığı defter ve belgeler arasında uygunluk sağlamak zorundadırlar.
j) Aylık Prim ve Hizmet Belgesi ile birlikte ay içinde (30) günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin;
1) İstirahatli olduğunu gösteren resmi kuruluşlara ait sağlık tesisleri veya işyeri hekimlerince düzenlenmiş hekim raporu,
2) Ücretsiz izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,
3) Disiplin cezası uygulaması, gözaltına alınması, tutukluluk haline ilişkin belgeler,
4) Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi,
5) En az işverenin imzasını havi puantaj kayıtları,
6) Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmi makamlardan alınan yazı örneği,
sigortalıların eksik gün bildirimine ilişkin bilgi formu Ek:8 ekinde ilgili Üniteye verilir veya Acele Posta Servisi (APS), iadeli taahhütlü ya da taahhütlü olarak gönderilir.
Bu durumların dışındaki (30) günden az çalışılan sürelere ait geçerli belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir.
Yukarıda sayılan hallere ilişkin belgelerin geriye yönelik olarak her zaman düzenlenebilir nitelikte olanları, Aylık Prim ve Hizmet Belgesinin verilmesi gereken aydan sonra verilmesi halinde işleme konulmaz.
Toplu iş sözleşmesi yapılan işyerleriyle kamu işyerlerinde çalışan sigortalılara ilişkin eksik bildirimlerin nedenlerinin işverenler tarafından bir yazı ile Kuruma bildirilmesi halinde, bu durumdaki sigortalılar için belge aranmaz.
k) İşyerinde sigortalı çalıştırmaya ara verdiğini bir ay içinde yazılı olarak bildiren işverenin, her ay ayrıca sigortalı çalıştırmadığına ve ücret ödemediğine ilişkin bir bildirimde bulunması gerekmez.
İşlemlerin Elektronik Ortamda Yapılması
Madde 21–Kurumun prim tahsilatı, tescil, tahsis ve sağlık hizmetleri uygulamalarından Kurumca tespit edilecek belge ve işlemler, Kurumca belirlenecek esas ve usullerle İnternet ve her türlü elektronik bilgi iletişim, araç ve ortamı ve benzeri araçlar üzerinden yapılabilir ve arşivlenebilir. Elektronik ortamda bilgi ve belge istenebilir veya bilgi ve belge verilebilir.
Kurum, faaliyetleriyle ilgili belgelerin asıllarını veya mümkün olmadığı hallerde doğruluğundan şüphe duyulmayacak kopyalarını ve yazıların makine ile alınmış suretlerini saklamak zorundadır. Bu belgeler mikrofilm, mikro fiş şeklinde veya elektronik, manyetik ya da benzeri ortamlarda saklanabilir.
Elektronik veya bilgi işlem ortamında yapılanlar dahil, her türlü işlemlerin ve arşivlenen bilgilerin tespit ve tevsikinde Kurumun kayıtları esas alınır. Bu bilgi ve belgeler adli ve idari merciler nezdinde geçerlidir.
Kurum, İnternet ve her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamı ile benzeri araçlar üzerinden bilgi alışverişinin yapılmasına ilişkin koşulları belirlemek, Kurum ve işveren arasındaki ilişkiler ile tarafların birbirlerine karşı olan hak ve yükümlülüklerini düzenlemek için sözleşmeler yapabilir.
Sigortalı Hesap Fişi
Madde 22–İşten ayrılan sigortalıların veya ölen sigortalıların hak sahiplerinin malullük, yaşlılık ve ölüm sigortalarından tahsis yapılması için Kuruma başvurmaları halinde işveren, sigortalının Aylık Prim ve Hizmet Belgesini henüz Kuruma göndermediği süreye ait çalışmasını göstermek üzere Ek 11’de bulunan Sigortalı Hesap Fişini düzenlemek ve bu belgeyi, durumun kendisine bildirildiği tarihten itibaren en geç yedi gün içinde Kuruma vermek zorundadır.
Bu fişler, üç nüsha olarak düzenlenir. İlk iki nüshası Kuruma gönderilir, üçüncü nüshası işverence saklanır.
Sigortalı hesap fişine kaydedilen bilgiler, ayrıca Aylık Prim ve Hizmet Belgesinde de gösterilir.
Sigortalıların son çalışmalarının Kurumca hemen bilinmesini gerektiren diğer hallerde de yukarıda belirtildiği şekilde işlem yapılır.
Belgenin Sonradan Verilmesi
Madde 23–Yasal verilme süresi geçirildikten sonra Kuruma verilen Aylık Prim ve Hizmet Belgesi, Kurumca gerekli görülen hallerde, muhteviyatının; fiilen veya işyeri kayıtlarından tespit edilecek her türlü bilgi ya da kamu kuruluşları tarafından düzenlenen belge veya alınan bilgi ile doğrulanması halinde işleme konulur.
Ancak, her zaman düzenlenebilir nitelikte kayıt tutmakla yükümlü olan işveren veya aracılar tarafından yasal süresi geçirildikten sonra verilen Aylık Prim ve Hizmet Belgesi işleme konulmaz.
Hizmetlerin Tespiti
Madde 24–Sigorta müfettişleri, sigorta yoklama memurları ve genel bütçeye dahil daireler ile katma bütçeli idarelerin denetim elemanlarınca iş yerlerinde yapılan fiili tespit sonucunda çalıştığı belirlendiği halde, hizmetleri Kuruma bildirilmediği anlaşılan veya eksik bildirildiği saptanan sigortalıların geriye yönelik hizmetlerinin, çalışmalarının mevcut olduğuna ilişkin yeterli ve inandırıcı delil ve bulgularla ortaya konulması kaydıyla, en fazla tespitin yapıldığı tarihten önceki bir yıllık süreye ilişkin kısmı dikkate alınabilir.
Bir yıllık süreyi aşan sigortalı çalışmalar ise, her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan kanunen geçerli işyeri kayıtları ile kanıtlanmak şartıyla dikkate alınır.